REGION NORDJYLLAND: Et moderne intranet til 16.000 brugere

Region Nordjyllands hovedopgave er det nordjyske sundhedsvæsen. Regionen har desuden et overordnet ansvar for den regionale udvikling og tager sig også af specialiserede opgaver på det sociale område og i forhold til handicappede børn og voksne.

Delegate har hjulpet Region Nordjylland med at skabe et nyt og moderne intranet til 16.000 medarbejdere, hvoraf 80 % er frontpersonale på hospitaler, psykiatri, ambulanceservice og andre sundhedsinstitutioner. ”PersonaleNet” binder nu Region Nordjylland sammen og gør det nemt og effektivt at dele og søge viden og værktøjer på tværs af matrikler og fagligheder.

Udfordring

Region Nordjylland står over for en række udfordringer i forhold til deres intranet: SharePoint 2013-platformen er forældet og modtager ikke længere support, informationsstrukturen er meget dyb og strækker sig op til ni niveauer og kræver en grundlæggende gentænkning, og så har medarbejderne i frontlinjen begrænset mulighed for at tilgå intranettet, da det ikke kan tilgås via mobile enheder.

Løsning

Delegate har skabt et nyt intranet til Region Nordjylland. ”PersonaleNet” er baseret på SharePoint Online og Viva Connections, og regionen får dermed maksimal værdi ud af dens investering i Microsoft 365. Intranettet er nu en moderne og effektiv platform, som er designet til at optimere arbejdsprocesser og kommunikation inden for regionen.

Hvor informationsarkitekturen før var dyb, er den nu blevet strømlinet med færre niveauer, hvilket gør det lettere for brugerne at finde den information, de har brug for. For at sikre, at arkitekturen blev så intuitiv som muligt, er den blevet testet af omkring 800 brugere undervejs i udviklingsprocessen.

Gennem brugen af målgrupper har PersonaleNet fået et dynamisk nyhedsflow, hvor nyheder og informationer kun præsenteres for relevante brugere, hvilket gør kommunikationen mere effektiv og engagerende.

For at opretholde en gennemgående og professionel udformning af indhold på tværs af intranettet, er der lavet skabelonsider, som sikrer, at nyt indhold altid opfylder designkrav og dermed skaber en ensartet brugeroplevelse.

Det var et afgørende ønske fra regionens side, at et nyt intranet også skulle være tilgængeligt for frontpersonalet. Derfor kan PersonaleNet tilgås fra mobile enheder gennem Viva Connections i Teams, hvilket sikrer, at medarbejdere kan få adgang til vigtige ressourcer og kommunikation, uanset hvor de befinder sig. På PersonaleNet kan regionens medarbejdere også tilgå en moderne telefonbog, “People Finder”, der gør det nemmere at finde den rette kollega på tværs af lokationer og fagligheder. People Finder er en applikation, der er udviklet af Delegate.

Endeligt lever det nye intranet også op til kravene om webtilgængelighed for offentlige virksomheder, og alt indhold er opbygget efter tilgængelighedsprincipper.

Resultat

PersonaleNet binder nu hele Region Nordjylland sammen og understøtter digitaliseringen af værktøjer og processer. Med et nyt, moderne intranet har regionen også styrket distributionen af nyheder og kommunikation i hele organisationen. På PersonaleNet er indhold og funktionalitet målrettet forskellige personalegrupper på tværs af intranettet for på den måde at gøre det nemmere for medarbejdere at finde relevante værktøjer og information, og med Viva Connections har frontpersonale altid nem adgang fra mobile enheder til de ting, de har brug for til at udføre deres arbejde.

"Vi har med Viva Connections i Teams fået mulighed for at give vores brugere en nem og app-lignende adgang til værktøjer, emner på intranettet og nyheder."

– Helle Haals Burchardt, Intranet-koordinator i Region Nordjylland