Nyt system sikrer større gennemskuelighed i BRFkredits arkivering

Nyt system sikrer større gennemskuelighed i BRFkredits arkivering

 

BRFkredits nye system, som går under navnet; Ejendomsmappe Track & Trace System (ETTS) erstatter den mainframe løsning, som BRFkredit indtil nu har brugt til at administrere mere end 1.3 millioner fysiske arkivmapper. Ejendomsmapperne indeholder oplysninger om ejendomme som BRFkredit har låne- eller tilbudsaktiviteter i.

 

BRFkredit er et realkreditinstitut, der har leveret finansielle løsninger inden for realkredit siden 1797. Deres historie strækker sig således tilbage til den første kreditkasse i Danmark. Deres primære formål er at tilbyde finansiering af fast ejendom til private kunder, erhvervskunder og kunder inden for det almene byggeri.

 

Fleksibel forretningsplatform

 

Det nye ETTS-system er bygget i Dynamics CRM, som et såkaldt xRM system. Det er altså i bund og grund et CRM system, men bruges til at håndtere andre entiteter end kundeoplysninger. I dette tilfælde til at håndtere og administrere BRFkredits ejendomsmapper.

 

Dynamics CRM platformen blev valg fordi BRFkredit allerede benytter CRM i organisationen. Det var derfor også meget vigtigt for BRFkredit, at løsningen overholdt en række interne retningslinjer for udvikling. Det nye system er bygget, så det er nemt for BRFkredit at vedligeholde, og samtidig kan forbindes til BRFkredits andre systemer.

 

Det er lykkedes Delegates konsulenter at udvikle en løsning, hvor hele den fysiske del af arkivsystemet, som for eksempel scannere og stregkoder på de 1.3 millioner ejendomsmapper, har kunnet bibeholdes, hvilket BRFkredit fremhæver som en meget værdifuld del af projektet.

 

Stor grad af brugerinddragelse

 

Et andet værdifuldt aspekt ved det nye ETTS system er, at det er meget tilgængeligt for brugerne. Systemets brugergruppe spænder over 5 afdelinger og ca. 300 brugere, hvoraf nogle bruger det flere gange dagligt, mens andre kun bruger det en enkelt gang ugentligt eller månedligt. Derfor er der lagt vægt på, at systemet er intuitivt og let tilgængeligt. Dette er sikret gennem en høj grad af brugerinddragelse gennem hele projektet, hvilket netop har skabt et system, tilpasset BRFkredits brugere. Ifølge Jesper Skau Kielberg, Sektionschef for Cobol udvikling hos BRFkredit, så er denne del af processen kommet meget hurtigt i gang takket være både de tekniske og menneskelige kompetencer hos Delegates konsulenter.

 

Sektionschef for Standardudvikling hos BRFkredit, Lene Haunstrup Jensen fortæller, at brugerne er rigtig glade for systemet. De oplever bl.a., at det er blevet meget nemmere at se dataindberetninger, og at det nye system er væsentlig mere gennemsigtig. Dette har givet brugerne en øget forståelse af vigtigheden af datadisciplin.

 

 

På forsiden har medarbejderne et enkelt og overskueligt overblik over deres ejendomsmappeaktiviteter

På forsiden har medarbejderne et enkelt og overskueligt overblik over deres ejendomsmappeaktiviteter

 

En tung datamigreringsopgave

 

Den helt store udfordring ved løsningen har været gennemførslen af en meget stor datamigrering. Den store mængde data kommer fra det store antal ejendomsmapper, men også fordi arkivsystemet er båret af, at forandringer i ejendomsmappernes fysiske placering bliver registreret og arkiveret. Dette gør det muligt at spore mapperne tilbage gennem tiden og på den måde sikrer lokaliserbarheden af en given mappe. Udviklingen af dette system har derfor resulteret i, at der alt i alt skulle migreres data om de 1.3 millioner mapper samt over 4.5 millioner historiske placeringer af disse mapper. Den store migrering var nødvendig for at sikre, at det nye ETTS-system kunne overtage det gamle systems funktionalitet fra dag et.

 

Samarbejdet med Delegate

 

Lene Haunstrup Jensen fortæller, at BRFkredit har været meget glade for samarbejdet med Delegate, fordi Delegate ”spiller godt med” som hun siger. Delegates konsulenter formår at fylde de ”huller” BRFkredit ikke selv kan og giver hele tiden konstruktivt mod- og medspil.

 

Arbejdet med ETTS er kun første skridt i et langvarigt samarbejde mellem Delegate og BRFkredit, og Delegates konsulenter er allerede i gang med de næste projekter.   

 

For yderligere information kontakt:

 

Direktør, Peter Østergaard på 2058 8838

 

Eller Business Development Manager, Morten Fritsch på 5353 6959