Groupe SEB Nordic

Groupe SEB Nordic

 

ÉT SYSTEM fik SAMLEt HELE ORGANISATIONEN: 

Enden på Excel-vanviddet og starten på nye strømlinede arbejdsprocesser

 

 

Groupe SEB Nordic, selskabet bag store brands som Tefal, OBH Nordica, WMF og Krups, oplevede som mange andre organisationer med vokseværk at væksten desværre også havde medført uhensigtsmæssige og fragmenterede arbejdsprocesser. Ledelsen var opmærksomme på problemet, og medarbejderne havde over en længere periode beklaget sig over tunge og komplicerede processer.

 

”Vi havde en reel udfordring. Generelt trak hver medarbejder data ud af forskellige virksomhedssystemer efter eget behov, arbejdede videre i Excel og baserede nye arbejdsprocesser på disse Excel dokumenter” siger Lasse Stockholm Madsen, IT-Chef hos Groupe SEB Nordic, og fortsætter:” En essentiel del af vores forretning var altså til sidst baseret på ekstreme mængder af data i Excel. Det var på alle tænkelige måder problematisk, da ingen vidste om de i virkeligheden sad med de sidste nye tal eller en forældet version. Det blev yderligere kompliceret af en række virksomhedsopkøb, hvor man arbejdede på en helt tredje måde og lagde et nyt niveau af kompleksitet oveni.”

 

Groupe SEB Nordics daværende udfordringer er på ingen måde atypiske. De havde over en kortere årrække vokset deres produktportefølje fra 300 til 1200 produkter, og det krævede nye processer for at optimere og samle medarbejdernes arbejdsgange.

 

”Hele vores nordiske enhed var samlet til en stor konference for at finde ud af, hvordan vi kunne arbejde smartere,” udtaler Lasse Stockholm Madsen. ”Vi gik derfra med en stor plan. En plan med bred opbakning, som handlede om rutiner – alle de rutiner og processer, som alle arbejdede under dagligt, uden hensyntagen til hvad og hvordan andre afdelinger arbejdede. Vi skulle blive bedre til at samarbejde på tværs og sikre at alle afdelinger havde den samme og den korrekte information til rådighed. Det var helt overordnet vores største udfordringer og noget vi både kunne og skulle arbejde på at løse, for at løfte forretningen.”

 

Det blev starten på et udviklingsprojekt der både var forankret og sponsoreret af ledelsen, som så vigtigheden af at digitalisere og strømline Groupe SEB Nordics interne arbejdsgange. 

 

Processen

 

Det nye system blev tegnet og iværksat af Groupe SEB Nordic, med Delegates konsulenter inde over som sparringspartner til både at hjælpe med rådgivning og estimering af projektet, og efterfølgende som udviklingspartner på en række funktionelle elementer.

 

”Der findes ingen standardløsninger til vores behov. Det vi havde behov for, var et system der var skræddersyet til vores processer og arbejdsgange, og det system fandtes ikke. Jeg havde selv en meget klar ide om hvordan projektet skulle gribes and, men havde brug for Delegates konsulenter til at blive sporet ind på den helt rigtige løsning,” siger Lasse Stockholm Madsen.

 

 

”Alle afdelinger har en aktie i projektet, og alle er blevet hørt på lige fod igennem hele forløbet. Af den grund er brugerinvolveringen usædvanlig høj og det vælter ind med gode ideer til tilretninger og ny funktionalitet. Platformen er fleksibel og vi har dermed været i stand til at efterkomme mange af brugernes ønsker og ideer hurtigt.” siger Lasse Stockholm Madsen.  

 

Ét system til hele organisationen

 

Det nye system var fra start tænkt som et system til alle afdelinger. Det var ikke skræddersyet til salg, eller marketing, eller logistik. Alle afdelinger skulle have glæde af det og have adgang til samme data, i samme form. Det var således IT-afdelingens fornemste opgave at inkludere alle stakeholders fra starten.

 

”Jeg gjorde et ret stort nummer ud af at komme hele vejen rundt i organisationen for at få så mange input med som muligt,” siger Lasse Stockholm Madsen. ”Jeg har været i forretningen i mange år, så jeg havde som udgangspunkt en god forståelse for hvad der skulle gøres, og hvad det var de forskellige afdelinger hver i sær havde behov for, at det nye system skulle kunne. Men derfor skulle alle afdelinger inddrages alligevel – de skulle have et ejerskab, og føle at det var lige så meget deres system, som det var ’de andres’."

 

Lasse Stockholm Madsens tilgang har betydet at systemet ikke er ejet af én afdeling, for som han så rigtigt siger: ”Giver man ejerskab til en specifik afdeling, går udviklingen altid hovedsagelig i retning af deres behov, og det var ikke hvad vi ønskede.” Derfor er drives det 100% af IT, som har taget ejerskab over systemet for at sikre den bredest mulige succes, mens alle afdelinger har lige aktier i systemet.

 

”Den store opbakning og vilje vi har oplevet omkring projektet, har betydet stor brugerinvolvering med mange specifikke ønsker. Derfor står vi også i dag med et system der er en central del af vores forretningsstyring, og som har gjort en kæmpe forskel,” siger Lasse Stockholm Madsen, og fortsætter: ”Jeg er ikke i tvivl om at vi står med en succes, fordi det her er et fantastisk eksempel på hvordan IT og forretningen bør arbejde sammen. Processen har været drevet af IT, og det viser bare at IT stadig har sin berettigelse i en verden hvor alle afdelinger ellers kan gå ud og købe standardsystemer. Det at have en intern IT-afdeling, der kender processerne og forretningen, betyder at vi kan ramme rigtigt første gang,” slutter Lasse Stockholm Madsen. 

 

Resultatet

 

Groupe SEB Nordics indsats for at samle og strømline arbejdsgangene, har i høj grad haft en effekt.

 

Uden at have konkrete tal, fortæller Lasse Stockholm Madsen at systemet har:

 

  • Samlet alle data om alle produkter ét og samme sted. Det er lykkedes fordi man både har stykket data sammen ved både manuelle input og ved at hjælp af synkronisering fra andre virksomhedssystemer. Resultatet er, at en medarbejder kan gå i ét system og finde data vedrørende et vilkårligt produkt, uanset hvorfra data oprindelig hører hjemme.

  • Sikret at alle medarbejdere ALTID tilgår den senest opdaterede og korrekte information

  • Frigivet enorme mængder tid, da ingen længere spilder tid på at jage informationerne

  • Givet sikkerhed for at det altid er rette information der bliver videregivet til selskabets salgskanaler

”Målet var fra start at bygge et system, der kunne løse langt de fleste frustrationer blandt vores medarbejdere, ved at lette deres arbejdsgange og samle nogle processer,” siger Lasse Stockholm Madsen. ”Modtagelsen af systemet har været overvældende positiv, men det er heller ikke bare er endnu et system på toppen af eksisterende systemer. Det er et system der har erstattet alle de gamle Excel-baserede systemer og uformelle arbejdsprocesser, som helt ærligt ikke gjorde meget for at lette vores arbejde.” 

 

Den gode konsulent

 

Samarbejdet mellem Groupe SEB og Delegate er baseret på Groupe SEB Nordics tætte samarbejde og langvarige relation med nogle af branchens bedste konsulenter.

 

”Gode konsulenter med solid erfaring, betyder værdifuld sparring. Vi har samarbejdet med de samme konsulenter gennem mange år, og fulgte med da de skiftede til Delegate for år tilbage. For mig er konsulenter der kender os og vores systemer afgørende. De skal ikke alene være fagligt dygtige, de skal også have den nødvendige forretningsforståelse og så skal der simpelthen være en god kemi, der gør at samarbejdet flyder. Det er bare en af grundene til at vi vil gå langt for at holde fast i vores Delegate konsulenter,” siger Lasse Stockholm Madsen og tilføjer: ”Vi har været igennem en række konsulenter gennem årene, men der skal så meget til for at opnå det ultimative resultat og den langvarige relation: kemi, forretningsforståelse og så selvfølgelig faglighed.”

 

 

Mangler i Også en sparringspartner?

 

Hos Delegate er vi mere end bare ekstra hænder. Vi er en strategisk samarbejdspartner med bred erfaring fra store danske og internationale virksomheder. Vi kan hjælpe jer hele vejen fra den første strategiske rådgivning til den praktiske implementering af jeres nye løsning.

 

Kontakt os her eller ring til Morten Fritsch, Business Develeopment Manager, på tel: 53 53 69 59 hvis du har lyst til en uforpligtende snak om jeres muligheder.