Hovedstadens Beredskab

Hovedstadens Beredskab

Automatisering og ensretning af processer i Dynamics 365

 

 

Hovedstadens Beredskab (HBR) har siden sammenlægningen af 4 separate brandvæsener i 2016 været ansvarlig for alle udrykninger i hovedstadsområdet.

 

En sammenlægning er i sagens natur kompleks, og har for HBR også givet udfordringer i den daglige rapportering omkring udrykninger og udførte opgaver.

 

HBR havde derfor brug for ensretning og for at samle de 4 gamle selskabers metoder i ét samlet system: URS (UdrykningsRapporteringsSystem)

 

UDFORDRINGERNE FORUD FOR URS

 

Forud for URS var rapportering i høj grad en manuel proces. Det var for det første uhensigtsmæssigt fordi det er tidskrævende og ganske enkelt betød, at medarbejderne ikke havde tiden til at løse andre vigtige opgaver. Derudover er der altid en risiko ved manuelle processer, der bliver håndteret forskelligt af forskellige medarbejdere med fejl og mangler som en direkte konsekvens.

 

Det primære formål med URS var derfor at forbedre brugeroplevelsen og mindske tidsforbruget forbundet med den daglige rapportering.

 

”Vi havde en kørende løsning forud for vores nye UdrykningsRapporteringsSystem (URS). Udfordringen var, at den tidligere løsning ikke var den samme hele vejen rundt i Hovedstadens Beredskab, da HBR er en samling af flere kommunale beredskaber, som tidligere har haft forskellige lokale metoder og processer. Der var derfor tale om flere manuelle arbejdsprocesser, som vi ønskede ensrettet, og delvist automatiseret.” – Christian Falberg Goth, IT-chef hos HBR

 

STARTEN PÅ MODERNE IT-LØSNINGER I SKYEN

 

Da HBR med URS stod foran et stort IT-projekt, der skulle samle og optimere organisationens processer, havde de et ønske om at være en forløber i forhold til arbejdsprocesser og IT blandt beredskaber i Danmark. Derfor var det naturligt, at URS skulle være en cloud-løsning.

 

Dynamics 365 er fundamentet i løsningen, der trækker på Power Platformen som integrationsmotor mellem beredskabsstyrelsens rapporteringssystem, ODIN, og alarmcentralens disponeringssystem.

 

URS tager det rå data fra disponeringssystemet og omdanner det til rapporter i Dynamics 365. Brugeren behøver således kun at udfylde de resterende data, for at rapporteringen bliver komplet og kan sendes til ODIN.

 

Bag løsningen ligger en kompleks forretningslogik, som skulle matche den logik, der ligger i ODIN. Resultatet er mere brugervenlig rapportering, hvor store dele af processen af automatiseret.

 

NYE PROCESSER – NYE VANER

 

Man kommer ikke sovende til optimering. Det kræver vilje og en reel indsats at implementere nye vaner.

 

Det har også gjort sig gældende hos HBR, der skulle samle 4 forskellige måder at gøre tingene på.

 

”URS har stor betydning for arbejdsprocesserne, som for mange skulle ændres, når vi gik fra de lokale processer til ensrettede for det samlede HBR. Der er det klart, at der skal arbejdes en del med at få implementeret nye processer i forretningen, for at sikre kvalitet i data og samtidig sikre, at det ikke giver en uforholdsmæssig administrativ byrde i forretningen.” -  Christian Falberg Goth, IT-chef hos HBR

 

URS er et højt prioriteret område HBR, og systemet har derfor fra start haft en fast dedikeret ressource i form af Data Manager Günay Usta, som også er en del af en nyoprettet BI & Analyse funktion som udspringer af projektet.

 

VÆRDIEN I SAMLEDE PROCESSER

 

URS viser allerede med tydelighed sin værdi.

 

For det første bruger medarbejderne hos HBR langt mindre tid på rapportering, men de har samtidig langt bedre muligheder for at give en mere detaljeret rapportering omkring, hvilke opgaver der er udført, hvilket udstyr der blev benyttet, hvilke objekter der var involveret (bygninger, dyr el. lign) og bidrage med en konkret vurdering af opgaven og baggrunden for udrykningen.

 

Det giver HBR mulighed for at udvide deres egne rapporteringsbehov i forhold til de almindelige krav fra Beredskabsstyrelsen. Men det betyder også, at HBR samler data, de kan udnytte til yderligere optimering af organisationen og deres arbejdsprocesser.

 

”Udover at fjerne en række manuelle fejlkilder og ensrette processer på tværs af HBR, har vi opnået langt nemmere tilgang til vores udrykningsdata, og kan derfor involvere flere fra forretningssiden, således det ikke er begrænset til vores Data Manager. Udover det lovpligtige data, som skal deles med Beredskabsstyrelsen efter en indsats, har vi nu mulighed for automatisk at få yderligere data fra systemerne samt manuel forædling af data fra Indsatsledere og Holdledere efter endt indsats. Det giver os en rigtig god mulighed for tættere opfølgning, og for at kunne spotte trends og derved igangsætte specifikke fokusområder for forretningen.” - Christian Falberg Goth, IT-chef hos HBR

 

Ved at bruge Dynamics 365 som integrationsmotor har HBR al data tilgængelig i skyen. Det betyder, at de kan udnytte data andre steder i forretningen. I HBR’s tilfælde kan de nu overskue deres udrykninger, og de kan bruge PowerBI til at opnå indsigt, der førhen var utænkelig.

 

”Struktureret data har givet os mulighed for at implementere en PowerBI løsning på toppen af URS, og dermed bruge vores data til endnu mere forretningsudvikling og datadrevet ledelse. Det er selvfølgelig kun muligt, fordi vi kan bygge på toppen af struktureret data.” - Christian Falberg Goth, IT-chef hos HBR

 

SKAL I OGSÅ HAVE JERES processer I SKYEN?

 

Vil du høre mere om mulighederne, og hvad der egentlig skal til for at tage springet fra en on-premise løsning til skyen?

 

Vi har gjort det mange gange før, og ved, hvor stor betydning springet i skyen vil få. Men vi ved også, at det er et skifte, der kræver en indsats, og at det ikke skal gøres uovervejet. Derfor hjælper vi jer hele vejen fra den indledende rådgivning og afklaring til den praktiske del med migrering og ibrugtagning.

 

Send os en besked her eller ring til Morten Fritsch, Business Develeopment Manager, på tel. 53 53 69 59, hvis du er klar til en snak om jeres muligheder.