Automatiseret workflow letter arbejdsgangen i Danida

Automatiseret workflow letter arbejdsgangen i Danida

 

Det er blevet lettere for Udenrigsministeriet at udsende de rette Danida-rådgivere med automatiseret workflow i SharePoint.

 

Gennem Danida administrerer Udenrigsministeriet den danske stats udviklingsbistand og hjælp til fattigdomsbekæmpelse. Men det er repræsentationerne i de enkelte modtagerlande, der varetager forvaltning og administration af Danidas projekter. De lokale repræsentationerne har ofte behov for at rekvirere rådgivere, der efterfølgende udsendes.

 

Udenrigsministeriet ønskede en ensartet, digitaliseret procedure for repræsentationernes rekvirering af disse rådgivere.

 

Overblik og reduceret arbejdsindsats

 

Delegate skabte med Microsoft InfoPath og Windows Workflow Foundation et automatiseret workflow i Microsoft SharePoint. Når den lokale repræsentationen udfylder en formular igangsættes et workflow, der sikrer, at rekvisitionen automatisk tilgår de rette beslutningstagere ud fra prædefinerede parametre. I dette tilfælde først ambassaden, der forhåndsgodkender, og siden Udenrigsministeriet, der giver den endelige godkendelse.

 

Løsningen gør det muligt at:

 

  • Der løbende er overblik over rekvisitionernes status
  • Beslutningstagere bliver automatisk adviseret i et workflow
  • Arbejdsindsatsen for repræsentationen bliver reduceret i forbindelse med rekvisitioner
  • Ændringer af formularens parametre foregår let og hurtigt

 

Udenrigsministeriet har fået en effektiv og arbejdsbesparende proces, der sørger for en hurtigere udsendelse af de rette Danida-rådgivere.

 

For yderligere information kontakt:

 

Direktør, Peter Østergaard på 2058 8838