Udenrigsministeriet har fået nyt enkelt og brugervenligt HR-system

Udenrigsministeriet har fået nyt enkelt og brugervenligt HR-system

 

Udenrigsministeriets 2700 medarbejdere i hele verden har fået høj HR datakvalitet og en hurtigere og mere effektiv hverdag med Intranet 2.0.

 

Udenrigsministeriets opgave er gennem aktivt og engageret diplomati at arbejde for Danmarks interesser og værdier i forhold til omverdenen på en måde, der fremmer danskernes frihed, tryghed og velstand samt en mere fredelig og retfærdig verden med udvikling og økonomisk vækst for alle.

 

HR-systemet spiller en meget central rolle i Udenrigsministeriets arbejde. HR-systemet indeholder basale oplysninger om personer, ansættelsesforhold, kontakt, placering, karriere, cv og uddannelser. Desuden mere specielle områder som eksempelvis oplysninger om hvem der har diplomatpas, hvilke Danida-rådgivere der skal udsendes til projekter, hvor de skal hen, mv. Informationerne skal altid være 100% opdateret, for oplysningerne bruges af 2700 medarbejdere i ministeriet og i hele verden, blandt andet på 77 ambassader og 35 repræsentationer.

 

Fra flaskehals til intelligent adgang

 

Grundet det tidligere HR-systems karakter havde kun 50 medarbejdere adgang til at bruge det, og der var ingen håndtering af forretningsprocesser, hvilket gjorde det svært for folk at anvende systemerne. Udenrigsministeriet kunne vælge at opdatere og udvide systemet – men i stedet traf man en strategisk beslutning om en Intranet 2.0-løsning fra Delegate. Via en integration er SharePoint lagt som en skal uden om HR-systemet med adgang via My Site. Til Intranet 2.0 SharePoint-løsningen er der licenser til alle medarbejdere, som kan opdatere egne oplysninger og sikre datakvaliteten via integrationen til HR-systemet.

 

Det kan være afgørende for medarbejderne at have de rigtige kontaktoplysninger. Samtidig er mange af oplysningerne naturligvis følsomme. De er derfor blevet integreret med et sikkerhedssystem. Ikke alle skal have adgang til alt – men mange skal have adgang til meget for at kunne udføre deres arbejde optimalt. Det er nu blevet både muligt og nemt. Alle medarbejdere kan tilgå og opdatere den information, de har ret til og nytte af at se og oplysninger skal kun indtastes én gang og fordeles automatisk i de rigtige databaser. Med SharePoint-løsningens enkle brugergrænseflade har brugeren faktisk adgang til flere systemer – men det virker som samme system, fordi fladen er ens.

 

Prisvindende system

 

Med et opdateret og tilgængeligt HR-system har Udenrigsministeriets medarbejdere fået forenklet hverdagen: det er blevet nemt at udføre opgaver hurtigt og præcist med de rigtige oplysninger ved hånden. Udenrigsministeriet har opnået besparelser og stor effektivisering, der har gjort det muligt at yde mere og opfylde større krav med færre ressourcer. Samtidigt med, at sikkerheden er i top. Det er ikke uden grund, at Udenrigsministeriet har vundet priser, bl.a. som Bedste Europæiske Intranet i 2012 og Danmark Bedste Intranet i 2014.

 

For yderligere information kontakt:

 

Direktør, Peter Østergaard på 2058 8838