Udenrigsministeriet: Portalløsning til digitalisering af finanslovsarbejdet

Udenrigsministeriet

Central intranetløsning samler indberetninger fra hele verden i standardskabeloner.

 

 

Delegate har i samarbejde med Udenrigsministeriet udviklet en portalløsning, der digitaliserer hele processen omkring udarbejdelse af den del af finansloven, der omfatter Danmarks bistandsbevilling.

 

Tidligere tidskrævende procedurer er nu erstattet med en central Intranetløsning, hvor de 35 decentrale enheder rundt omkring i verden kan indberette tekst og tal i standardskabeloner, der efterfølgende kan udlæses og indlæses i statens budgetsystem (SB).

 

Projektet har haft en tidshorisont på 3 måneder. Konstruktionen af portalen er foregået i et løbende tæt samarbejde med nøglepersoner hos Udenrigsministeriet, der på ugentlige faste arbejdsmøder har kvalificeret Delegates konsulenters arbejde. Denne iterative arbejdsform har været nødvendig for at kunne overholde de stramme deadlines og krav om kvalitet.

 

For den Centrale Budgetenhed i Udenrigsministeriet med ansvar for finanslovs-udarbejdelsen, har den nye løsning betydet at der spares nu tid på dataopsamling, -kontrol og -beregning fordi data kun tastes én gang. Tid som i stedet kan bruges på indhold, hvilket har været hele målet med projektet. Den nye løsning sikrer også bedre kvalitet i leverancerne fra den centrale budgetenhed til de interne og politiske forhandlingsrunder. Samtidig er den Centrale Budgetenhed sikret bedre overblik over status på arbejdet med de enkelte FL-konti, der er kritisk for afdelingen når opgaven skal koordineres under pressede deadlines.

 

En løsning bygget på SharePoint

 

Portalløsningen er udviklet med SharePoint teknologi, der er ideel til at konstruere websteder og workflows, hvor mange kan udveksle oplysninger og arbejde med samme dokumenter. Portalløsningen består af følgende arbejdsområder:

 

  • Stamkort der vedligeholdes af den centrale budgetenhed for hver underkonto, der giver mulighed for at tilknytte stamoplysninger samt informationer der passer til den enkelte institutions interne budgetlægnings- rapporteringsbehov.
  • Indberetningsskabeloner til decentral indberetning af tekst og tal med indbygget versionsstyring og kommunikationsmuligheder så al historik og kommunikation kan genfindes på den enkelte underkonto. Mulighed for rettighedsstyring, så værdier kan skjules for den decentrale bruger efter behov.
  • Overblik på samtlige underkonto med valgfri opsætning af kolonneværdier med mulighed for udlæsning til regneark med henblik på simulering.
  • Automatisk generering af seneste version af finansloven i tekst og tal (preview funktionalitet).

 

Flere inspirerende løsninger fra Udenrigsministeriet

 

SIDDER I OGSÅ MED TUNGE PROCESSER, DER KAN OPTIMERES GENNEM IT?

 

Vi har hjulpet rigtig mange kunder med at digitalisere processer, der ikke kun løfter interne arbejdsgange, men samtidig også kundernes oplevelse. Med kompetente konsulenter og dygtige udviklere, kan vi hjælpe jer med at optimere selv de sværeste processer.

 

Kontakt os og lad os tage en uforpligtende snak om mulighederne for lige netop jeres organisation.