Palsgaard sikrer globalt overblik med fælles IT-platform

Palsgaard sikrer globalt overblik med fælles it-platform

 

Udrulning af Dynamics 365 og WorkPoint 365 samt en eksisterende AX 2012-løsning i 14 selskaber skal sikre strategisk overblik over forretningen globalt 

 

Palsgaard er en international spiller inden for emulgatorer og stabilisatorer til fødevareindustrien. Med 14 selskaber i Europa, USA, Afrika og Asien har Palsgaard i samarbejde med Delegate udrullet et globalt CRM-projekt. Hertil kommer, at den eksisterende ERP-løsning, som integrerer med CRM, også bliver rullet ud til alle selskaber. Målet er at binde selskaberne sammen til ét selskab via Dynamics 365 (CRM), WorkPoint 365 (dokumenthåndtering) og den eksisterende AX 2012-løsning.

”Palsgaard har været internationale længe, men vores selskaber har kørt som ’stand-alone’ selskaber. Den nye it-platform skal bruges til at binde vores selskaber sammen til ét selskab, så vi kan få større strategisk overblik på tværs af forretningen,” siger Claus Christensen, Global IT Project Manager hos Palsgaard.

Palsgaards CRM-projekt har været langt mere omfattende, end det man typisk forbinder med CRM-løsninger. Blandt andet håndterer Palsgaard kundereklamationer, spørgsmål omkring produkter, ISO-certifikater, samples til kunder m.m. i CRM-systemet. Hertil kører mindre kunderettede projektet i CRM, mens eksempelvis større udviklingsprojekter ligger i WorkPoint 365. Når Palsgaard opretter dokumenter i CRM-systemet bliver de arkiveret i WorkPoint 365, som holder styr på dokumenterne og gør det let at trække informationer ud på tværs.

”Det her handler i høj grad om, hvordan vi får delt viden på tværs. Når vi f.eks. tager ud til en kunde i Sydamerika, så kan vores Key Account Manager på kunden nemt følge med i, hvad der er lavet af besøgsrapporter. Ud over at det gerne skal blive lettere at agere i markedet, så er det også et strategisk mål, at vi centralt har overblik over aktiviteterne på tværs af selskaber. Det betyder, at vi langt nemmere kan koordinere vores indsats og give kunderne en god oplevelse,” siger Claus Christensen.

 
Dokumenthåndtering via Outlook plug-in


Når en potentiel kunde har lagt en ordre, bliver alle masterdata oprettet i ERP-systemet AX. Når ordren derefter sendes afsted, kan Palsgaard med den nye integreret it-platform nemt fremsøge alle relevante dokumenter i WorkPoint via et plugin i Outlook. Samtidig sikrer den nyt it-platform også her vidensdeling på tværs, så sælgere og andre medarbejdere, som bør informeres, hurtigt kan blive opdateret i f.eks. CRM-systemet.

”Når vi sender ordrer ud via ERP-systemet, skal vi vedlægge dokumentation i form af certifikater m.m. Her kan vi via Outlook hente og arkivere dokumenter på kunder i CRM-systemet gennem WorkPoint. Dokumenterne hentes ind i en mail til kunden, alt efter hvor i et forløb, man er. Informationen i mailen er arkiveret gennem WorkPoint på kunden, på sagen og med de tags, der er sat på. Det vil sige, når en sælger åbner CRM-systemet, så kan han også her finde informationerne på den specifikke salgsordre. Det samme kan han i WorkPoint,” siger Claus Christensen.


Dokumenthåndtering og projekter


I og med Palsgaard er flyttet op i skyen har virksomheden med Office 365 fået en portal, som giver nye muligheder. Med WorkPoint 365 har Palsgaard i første omgang haft fokus på de dokumenter, som skal kunne dele på tværs, dokumenthåndtering i forhold til CRM-systemet, samt at få et projektmodul op at køre i WorkPoint. Palsgaard har også et bibliotek, hvor der arkiveres patenter og tekniske artikler m.m. Her er tanken på sigt at benytte WorkPoint, fordi søgemotoren her er langt mere avanceret. Samtidig undgår Palsgaard helt at benytte mappestrukturer i SharePoint.

”WorkPoint giver flere muligheder end det, vi havde tænkt ind i det oprindelige design – også uden at vi skal købe flere licenser eller have en tredjepart ind i projektet. Når det gælder projekthåndtering, har vi derfor en idé om, at projekter, som er opdelt under CRM og WorkPoint skal smeltes sammen på sigt. Med udviklingsprojekter bliver det også nemmere at dele viden på tværs. Den fulde værdi af WorkPoint tror jeg derfor først, vi vil se, når vi begynder at udnytte det i større stil, end vi i første omgang har lagt op til i CRM-projektet,” siger Claus Christensen.


Fremtidige budgetmål


For Palsgaard er næste fase at øge kvaliteten, antallet af brugere og på sigt de uudnyttede muligheder, som ligger, så it-platformen understøtter forretningen i fremtiden:  

”Vi er rigtig glade for den løsning, vi har opnået i samarbejde med Delegate og glæder os til at se værdien af den nye platform. Det, vi forventer på et meget højt niveau, er viden om, om vi har ’opportunities’ nok i vores pipeline til, at vi kan realisere vores fremtidige budgetmål. Vi har ingen erfaringstal, som er gode nok. Vi kan se på årsbasis, hvordan vores budgetter passer – alt det ved vi relativt meget om, når vi snakker budgetoverholdelse inden for et år, men vi har ikke nok viden om opportunities, som ligger ud over et års horisont; har vores sælgere nok i deres pipeline løbende, så de kan realisere budgettet? Det regner vi med at få nu,” siger Claus Christensen.

 

 

Situationen


Palsgaard opererer internationalt, men har ikke haft en fælles it-platform. Målet var derfor at binde 14 selskaber sammen gennem en global udrulning af Dynamics 365 og WorkPoint 365 (en standardløsning til dokumenthåndtering på SharePoint) samt den eksisterende ERP-løsning AX 2012.

 

Procesen


Projektet har været to år undervejs. WorkPoint 365 var ikke en del af det oprindelige design, men er kommet ind i forbindelse med CRM-projektet. Palsgaard har også skiftet mailsystemet ud til Office 365. Det har været en forudsætning for at køre Dynamics 365, men har samtidigt åbnet nye muligheder.

 

Resultatet


Der er ca. 200 brugere på CRM-løsningen. Målet er at opnå et strategisk overblik over forretningen i forhold til de fremtidige budgetmål på tværs af den internationale organisation. Palsgaard ser desuden et større potentiale i WorkPoint 365 på sigt, når det gælder dokumenthåndtering.