Kemp & Lauritzen - Standard Intranet

Kemp & Lauritzen

NYT STANDARD INTRANET BYGGET UDEN 3. PARTS LØSNINGER

 

 

Kemp og Lauritzen er gået i luften med deres nye standard Intranet baseret på Office 365/SharePoint Online og bygget uden brug af 3. partsløsninger.

 

Kemp & Lauritzen havde samme udfordring som mange andre organisationer: De kæmpede med et ældre og utidssvarende intranet, som ikke gavnede den interne kommunikation. Det var svært at vedligeholde og endnu sværere at opdatere.

 

STANDARD VAR ET STRATEGISK VALG

 

Valget af et standard intranet, der ikke bliver forældet, men konstant er opdateret med de nyeste funktionaliteter, følger Kemp og Lauritzens overordnede strategi om at vælge cloud og standard frem for mere komplekse og custom alternativer.

 

Microsoft har gennem de seneste år gjort alle deres platforme uafhængige af 3. partsløsninger, og har med SharePoint Online skabt et fantastisk standard intranet med en lang række features, der skaber rammerne for god intern kommunikation og samarbejde. Det anerkender Kemp & Lauritzen med deres skifte.

 

”For os var det helt åbenlyst, at vi skulle have et standard intranet. For det første er et intranet på SharePoint Online en integreret del af vores eksisterende systemlandskab, og når vi vælger en ”As a Service” platform, er det ud fra et ønske om at have de nyeste teknologier og funktionaliteter til rådighed. Det giver en helt anden sikkerhed, og gør det fremtidige arbejde lettere. Vores erfaring er også, at special udviklede løsninger bliver virkelig dyre på den lange bane, så der var ingen tvivl om, hvilken vej vi skulle gå.”  –  Mark Stenstrup, Kemp & Lauritzen

 

VÆRDIEN I EN NY TYPE INTRANET

 

Med et Office 365 intranet følger en lang række onlineværktøjer, der gør intranetoplevelsen komplet.

 

Af fordele som Kemp & Lauritzen nyder godt af kan nævnes:

 

  • SharePoint Online er brugervenligt og let at arbejde med som redaktør.
  • SharePoint Online er født responsivt. Dvs. at uden ekstra indsats, fik K&L en løsning som teknikerne kan bruge på deres mobiler og tablets.
  • Stærkt nyhedsmodul med mulighed for at brugerne kan kommentere og ”like”.
  • Forbedret søgning og forenklet struktur gør det nemmere for brugerne at genfinde information.

 

Den helt overordnede værdi er dog, at Kemp & Lauritzen med deres standard SharePoint intranet har et intranet, der konstant er levende, under udvikling og opdateret.

 

”Den nye platform er et kæmpe løft. Visuelt er det lækkert, og det er let at administrere og tilpasse, så vi kan give den rigtige visuelle oplevelse, og løbende sikre opdateret indhold uden at det er besværligt og tidskrævende. Faktisk har det at komme i gang været ret enkelt. Brugerplatformen er intuitiv og let at finde rundt i, så vi har kunne kaste os ud i det uden en stor introduktion.”  -  Kia Led Odgaard, Kemp & Lauritzen

 

Netop det, at Intranettet fremover altid er opdateret og ikke forældes, var et helt grundlæggende parameter i beslutningen. Fordelen ved SharePoint Online og hele Office 365 er nemlig hyppige opdateringer, som er umiddelbart tilgængelige for brugerne uden, at Kemp & Lauritzen skal bruge en masse ressourcer og tænke på vedligeholdelsesomkostninger.

 

LET I GANG – HURTIGT I MÅL

 

Kemp & Lauritzens nye intranet har været præget af en simpel og hurtig proces, hvor Delegate har arbejdet tæt sammen med kommunikationsafdelingen, der har været drivkraften bag projektet.

 

Resultatet er en let tilpasset standardløsning, der giver stor og umiddelbar værdi.

 

Samlet har hele intranetprojektet taget 3 mdr. Den helt simple standardløsning, som kunne have fungeret uden nogen form for tilpasninger, var klar inden for 1 måned.

 

Selvom Microsoft er nået rigtig langt med SharePoint Online, var der to funktioner, som Kemp & Lauritzen ønskede, som ikke findes i platformen: Overblik over IT-driftsstatus og mærkedage. Men SharePoint Online giver rig mulighed for at udvide med specialfunktionalitet, så standardversionen blev krydret med Power Apps, så mærkedage og IT-driftsstatus blev en integreret del af løsningen.

 

”Forløbet med Delegate som sparringspartner har været rigtig godt. Vi har haft en tæt dialog med Jakob Hemmingsen (Delegate), som har været let at forstå og nem at kommunikere med gennem hele forløbet. Jakob har været god til at hjælpe os forbi de udfordringer, vi er stødt ind i undervejs, fordi kombinationen mellem vores meget specifik ønskeliste og et standard intranet ikke har været 100% forenelige. Set i bagspejlet har det virkelig været små ting, men når man går standard-vejen, skal man jo være opmærksom på, at man ikke ”bare” lige kan tilføje elementer, og derfor skal være klar til at gå lidt på kompromis.”   –   Kia Led Odgaard, Kemp & Lauritzen

 

GODE RÅD TIL ALLE DER OVERVEJER ET STANDARD INTRANET

 

Et standard intranet er i sagens natur skabt til de mest almindelige brugsscenarier. Office 365 og SharePoint Online er ingen undtagelse – det er skabt, så det matcher de fleste organisationer, og kan udvides, hvis man har behov for flere funktionaliteter.

 

Men før man kaster sig ud i tilpasninger, er det vigtigt at huske, at SharePoint Online er under konstant udvikling. Nye funktioner, nye muligheder og små tilpasninger er hele tiden med til at gøre intranettet bedre for både redaktører og brugere.

 

Det betyder dog, at alle opdateringer kan påvirke de tilpasninger man har lavet. Kunsten er ikke at udvikle noget, som bryder med Microsofts standarder, og som derfor kan gøre det svært at håndtere løbende opdateringer.

 

En læring fra Kemp & Lauritzen er faktisk at opdateringerne er så hyppige, at en af de funktioner, de fik udviklet som udvidelse, blev tilføjet som standard, inden de havde været i luften i 14 dage.

 

Kemp & Lauritzen havde forud for projektet gjort sig en masse tanker og udviklet en prototype, som Intranettet skulle tage udgangspunkt i. En del funktioner var derfor tænkt ind i projektet. Langt de fleste, blev understøttet af SharePoint Online, men når man går mod ”standard”, kræver det en åbenhed og fleksibilitet, da standard sætter nogle begrænsninger, man ikke har, hvis man kører custom built.

 

”Et standard intranet er i sagens natur skabt så det passer til de mange. Det vi har oplevet er, at det også passer til os. Det kan vi jo se i dag, selvom vi oprindeligt troede, at vi havde behov for tilpasninger og vores ønskeliste og plan, stak lidt ud over det, vi kunne med standardløsningen.

Fordi vi havde en meget klar vision for vores nye intranet, inden vi reelt havde afklaret, hvad vi kunne på vores nye platform, trak vores projekt ud, og tog længere tid end planlagt. Mit bedste råd er måske derfor, at man skal være opmærksom på de muligheder man har til rådighed og planlægge de bagvedliggende linjer og sit indhold derefter. På den måde kan man meget hurtigt være oppe at køre med et nyt intranet, og spare sig selv for en masse spildt arbejde og unødvendige bekymringer omkring meget specifikke ønsker, der ikke kan realiseres.”  - Kia Led Odgaard, Kemp & Lauritzen

 

For at få Kemp & Lauritzen godt fra start bestod en del af Delegates opgave derfor af rådgivning og sparring omkring:

 

  • Hvad der er god intranet skik.
  • Hvad de skulle overveje for at få et intranet der faciliterer samarbejde.
  • Hvilke funktioner der reelt var behov for, og hvilke der blot var med af vane.
  • Hvad det kunne få af konsekvenser med forskellige tilpasninger.

 

ER I OGSÅ VED AT VÆRE KLAR TIL STANDARD?

 

Send os en besked her eller ring til Morten Fritsch, Business Develeopment Manager, på tel. 53 53 69 59, hvis du er klar til en snak om jeres muligheder.