Teknologi løfter den hybride arbejdsplads, men vi må ikke glemme mennesket

15. februar 2023

Af Sten Løck
Microsoft IT-konsulenthuset Delegate rådgiver om digital transformation, samt udvikler og implementerer skræddersyede IT-løsninger til mellemstore og store virksomheder. Konsulenthuset rådgiver ligeledes om teknologi specifikt til den hybride arbejdsplads, hvor løsningerne bl.a. leverer effektivitet, videndeling, læring og sikrer governance. Udviklingen må midlertid ikke få os til at glemme det menneskelige aspekt. Den hybride arbejdsplads byder på fundamentale udfordringer f.eks. mht. social kapital og ledelse.

Det var Covid-19, der for tre år siden startede det markante skift til den hybride arbejdsplads, men det var teknologien, der gjorde det muligt. Siden har IT-virksomheder som Microsoft oprustet yderligere på denne front og tilbyder en lind strøm af nye avancerede muligheder for samarbejde online, fortæller Thomas Quistgaard, Founder & Partner hos IT-konsulenthuset Delegate. ”Microsoft har i dén grad skruet op for udviklingen af nye værktøjer til den hybride arbejdsplads. Det sker i erkendelse af, at modellen er kommet for at blive, og at der stadig er brug for teknologi, der gør arbejdet mere medarbejdervenligt, effektivt og sikkert. Derfor ser vi nu en næsten helt ny generation teknologi specifikt designet til det formål. En af de store nyskabelser fra Microsoft er Viva, en platform integreret med Office 365 og Teams, som støtter en arbejdskultur, hvor medarbejderne fysisk befinder sig forskellige steder og i forskellige situationer.”

Kunstig intelligens organiserer og tilbyder indhold

Viva kommer med en række forskellige apps skræddersyet til den hybride arbejdsplads, forklarer Thomas Quistgaard. ”Der er for eksempel Viva Connections målrettet medarbejdere, der er ude i felten såsom teknikere på farten. De er en del af den hybride arbejdsplads, som typisk ikke kan gøre brug af kontorfaciliteter. Viva Connections gør Teams nemt tilgængelig på mobile enheder via et specielt dashboard og med personaliseret indhold tilpasset den enkelte medarbejder.”

Et anden Viva-service er Topics, der ved hjælp af kunstig intelligens organiserer virksomhedens indhold og ekspertise, som bliver tilbudt medarbejderne i let tilgængelig form, når de har brug for det. ”Vi har alle behov for information til at udføre vores arbejde, men det kan være besværligt og tidskrævende at skulle lede efter de rette oplysninger. Viva Topics er virksomhedens leksikon, hvor al viden er organiseret ift. emner, topics, som gør det nemt at finde information. Men Topics er også proaktiv. Når en medarbejder f.eks. er i gang med at skrive eller læse en email, genkender Topics specifikke termer og tilbyder automatisk yderligere information. Medarbejderen kan klikke på det relevante emne og bliver ført til en side med udtømmende information, herunder hvilke medarbejdere, der er eksperter inden for dette felt. Topics fremmer således både effektivitet og videndeling i virksomheden,” siger Thomas Quistgaard.

Personaliseret og inkluderende læring

Viden er også et centralt element i Viva-appen Learning, en samlet hub for digital læring på tværs af virksomheden. ”Når medarbejderne er spredt for alle vinde, kan det være en udfordring at sikre et ensartet og inkluderende læringsforløb. Med Viva Learning kan virksomheden samle læringsværktøjer og viden ét sted. Learning personaliserer indhold ift. den enkelte medarbejders behov, samtidig med at medarbejderen også selv kan gå på opdagelse for at finde interessante læringspro- dukter.”

Delegate bruger Learning i en række sammenhænge, hvor der sker ændringer i kundens organisation, f.eks. implementering af IT-systemer eller introduktion af nye medarbejdere. ”En af farerne ved udrulning af nyt IT er, at der er risiko for, at man taber nogle medarbejderne i læringsforløbet. Med Learning sikrer vi inkluderende læring og en stabil indførelse i nye systemer. Til nye medarbejdere i Delegate har vi et onboarding-forløb designet til, at den nyankomne effektivt og trygt lærer om virksomheden og det specifikke job,” forklarer Thomas Quistgaard.

I forbindelse med onboarding har Delegate har skabt deres egen app, der fungerer som en ”Task Manager”. Den hjælper med at strømline processer. Når en ny kollega starter, igangsættes der opgaver, hvor mange af disse opgaver er afhængige af hinanden og skal eksekveres af forskellige dele af forretningen. Med appen foregår det hele automatisk. F.eks. kan opgaven med at oprette en ny email-konto sendes automatisk til IT, når HR har udfyldt navn og andre data på den nye kollega, og appen kan give besked om, hvornår der skal bestilles PC og telefon, leveres blomster m.m.

Sikkerheden i fokus

Den fortsatte digitalisering af arbejdspladsen kræver nye standarder for sikkerhed og opsyn, f.eks. hvad angår administration af adgangs- og brugerrettigheder. ”En medarbejder skal selvfølgelig have de nødvendige rettigheder for at kunne udføre sit arbejde effektivt, men hvad sker der i tilfælde af ændringer? Medarbejderen skifter måske til et nyt team eller forlader virksomheden. Her er det vigtigt at være årvågen og straks ændre rettighederne, således at en medarbejder f.eks. ikke længere har adgang til specifikke områder. Delegate har udviklet et tool til Teams, der sørger for, at virksomheden hele tiden er på omgangshøjde med nødvendige ændringer i rettigheder.”

Den teknologiske udvikling fortsætter for fuld kraft, og der kommer løbende nye løsninger til den hybride arbejdsplads. Thomas Quistgaard peger på kunstig intelligens som en teknologi, der vil vinde endnu mere indpas. ”Det er spændende, hvad der allerede er muligt, f.eks. med ChatGPT, og der vil komme mere fra den front. I dag kan Teams og Outlook allerede komme med forslag til et svar, og du skal bare trykke på send. Vi kommer faretruende nær en situation, hvor den kunstige intelligens tager over, så der ikke længere er mennesker involveret. Derfor skal vi også anskue ny teknologi med en vis forsigtighed. Bare fordi det er imponerende, behøver det ikke at være rigtigt. Vi skal holde fast i den menneskelige vinkel.”

”Det er spændende, hvad der allerede er muligt, f.eks. med ChatGPT, og der vil komme mere fra den front. I dag kan Teams og Outlook allerede komme med forslag til et svar, og du skal bare trykke på send. Vi kommer faretruende nær en situation, hvor den kunstige intelligens tager over, så der ikke længere er mennesker involveret. Derfor skal vi også anskue ny teknologi med en vis forsigtighed. Bare fordi det er imponerende, behøver det ikke at være rigtigt. Vi skal holde fast i den menneskelige vinkel.”

Thomas Quistgaard
Founder, Delegate

Det sociale fællesskab må prioriteres aktivt

Samme toner lyder der fra Co-CEO Peter Østergaard. Selv om Delegates forretning er teknologi, skal man som ansvarlig virksomhed også have øje for ulemperne, siger han. ”Udbredelsen af den hybride arbejdsplads, som vi har været vidne til specielt i de sidste tre år, bringer absolut fordele med sig. Teknologien gør det muligt at arbejde effektivt og fleksibelt, og vi ser hele tiden nye værktøjer til at understøtte den udvikling. Den hybride arbejdsplads indebærer imidlertid også nogle fundamentale udfordringer for organisationer. Der er et behov for løbende at opbygge social kapital, dvs. hvad der skaber stærke indre samarbejdsrelationer og socialt samvær. Samarbejde online er anderledes end at være sammen på et kontor, og vi risikerer at komme til at mangle noget.”

Betydningen af menneskelig kontakt må ikke undervurderes, mener Peter Østergaard. ”Det at være sammen med andre mennesker giver noget unikt, vi er jo sociale individer! På en arbejdsplads er relationer selvfølgelig professionelle, men det uformelle samvær i form af småsnak ved kaffemaskinen eller over frokost skaber en sammenhængskraft, en social lim, vi som virksomhed også lever af.”

Pas på inflation i møder

Samtidig ændrer den hybride arbejdsplads også forudsætningerne for ledelse. ”En løbende og uformel dialog med medarbejderne har altid været en vigtig del af min værktøjskasse.
Det styrker relationen, hjælper videndeling, og små problemer kan løses hurtigt uden de store armbevægelser. Nu skal du passe på, at behovet for en hurtig snak ikke med det samme ophøjes til at Teams-møde, hvorved det bliver mere formelt og mindre ad hoc. Jeg tror, at den hybride arbejdsplads mange steder har ført til en inflation i møder. Har man et issue, skal der straks et møde til.”

Der er også andre aspekter ved den hybride arbejdsplads, som virksomheder bør have øje for, er Peter Østergaards erfaring. ”Vores medarbejdere er dedikerede og hårdtarbejdende, men de skal nogle gange hjælpes med at holde fri. Online kan du arbejde hele tiden, men du skal også huske at holde fri. Ellers bliver du et mindre helt menneske og medarbejder. En anden risiko, som man skal være meget opmærksom på, er opfattelsen af, at medarbejdere, der ofte møder ind på kontoret, bliver favoriseret ift. dem, chefen ikke ser så ofte. Her skal man som leder selvfølgelig sørge for, at en sådan opfattelse ikke bundfælder sig.”

Delegate - En arbejdsplads med fuld fleksibilitet

Hvad kan virksomheder gøre for at håndtere udfordringer, den hybride arbejdsplads bringer med sig? Først og fremmest kræver det opmærksomhed, siger Peter Østergaard. ”Ledelse i dag er noget andet end ledelse for tre år siden, og du skal være opmærksom på, hvad den nye virkelighed byder på af muligheder og faldgruber.

Det kræver en ekstra indsats at bevare den sociale kapital i virksomheden. I Delegate holder vi regelmæssigt sociale arrangementer for at samle folk i en uformel sammenhæng og gør i det hele taget, hvad vi kan for at fremme et stærkt socialt fællesskab. Samtidig prøver jeg som leder stadig at have de uformelle snakke med medarbejdere. F.eks. kan jeg se, hvornår en medarbejder er i transport og benytter så lejligheden til at give vedkommende et hurtigt kald.”

Ellers er nøgleordet for Delegates hybride arbejdsplads frihed. ”Vores arbejdsform er kort sagt work from anywhere. Det er helt op til den enkelte medarbejder, hvor de vil arbejde fra og i det store hele også hvornår. Medarbejderne har muligheden for at tage fri til private aftaler i løbet af dagen eller dyrke motion, de planlægger selv deres arbejde. Der er en vis selvregulering, fordi vi arbejder i teams, men principielt virker den hybride arbejdsplads bedst for os ved at give medarbejderne frihed til selv at strukturere deres arbejdsdag. Og så gør vi selvfølgelig brug af teknologi til at performe effektivt og i samspil, men altid med øje for det menneskelige element,” siger Peter Østergaard.

Fakta
Sådan skaber du en god hybrid arbejdsplads

1. Den rigtige teknologi er afgørende for, at din hybride arbejdsplads bliver en succes (Anvend f.eks. Microsoft Viva)

2. Aftal spillereglerne med dit team ift. fleksibilitet, tilgængelighed og opgaveløsning og hav så tillid til dine medarbejdere

3. Husk de fysiske events. Prioriter både faglige og sociale sammenkomster, hvor kolleger mødes ansigt til ansigt

4. Udskift snakken ved kaffemaskinen med et ugentligt uformelt check-in

5. Hjemmearbejde og fysisk fremmøde skal vægtes lige højt. Medarbejderen på kontoret er ikke mere flittig end ham eller hende, som vælger at sidde derhjemme.

da_DKDanish