Den største bekymring for virksomheder der, skal i gang med Copilot er data

Hjem » Nyheder » Den største bekymring for virksomheder, der skal i gang med Copilot, er data!

Den største bekymring for virksomheder, der skal i gang med Copilot, er data!

februar 7, 2025
2:53 pm

Hvordan håndterer vi de enorme mængder af gamle data? Hvordan sikrer vi, at vi ikke utilsigtet deler følsomme oplysninger med Copilot?

Copilot arbejder med de data, som brugerne har adgang til i SharePoint og OneDrive. Hvis organisationens datastyring ikke er på plads, risikerer vi utilsigtet datadeling med de forkerte personer, eksponering af fortrolige oplysninger eller inddragelse af forældede dokumenter i beslutningsprocesser.

Indtil nu har løsningen ofte centreret sig omkring Purview Information Protection, hvilket uden tvivl er et stærkt værktøj til at klassificere og beskytte data. Men for mange virksomheder kan det være uoverskueligt at komme i gang – det kræver tid, ressourcer og en grundig indsats at implementere korrekt.

Så hvad hvis vi havde et værktøj, der hurtigt kunne skabe overblik og sikre, at Copilot kun arbejder med de rette data fra starten?

Her kommer SharePoint Advanced Management (SAM) ind i billedet. Med SAM får virksomheder en række kraftfulde værktøjer til at:

Sikre korrekt ejerskab af data, så det er klart, hvem der er ansvarlig for hvilke dokumenter.
Rydde op i gammelt data og sikre, at forældede dokumenter ikke påvirker beslutninger.
Overvåge og administrere deling for at undgå utilsigtet adgang af følsomme oplysninger.

Og det kræver utroligt lidt at komme i gang med.

Med SAM kan vi nu definere regler for, hvor mange ejere et site skal have. Dette sikrer, at alle SharePoint-sites altid har mindst to ejere, og hvis en ejer forlader organisationen, vil et automatiseret flows sikre at en ny ejer udpeges.

Derudover kan vi konfigurere, at sites uden ejere automatisk sættes til “read-only”, hvilket forhindrer yderligere ændringer, indtil en ny ejer er udpeget. Dette sikrer, at data ikke efterlades uden ansvar, og at kritisk indhold forbliver administreret og beskyttet.

SAM hjælper altså organisationer med at holde styr på ejerskab, reducere risikoen for forældreløse sites og sikre, at data altid er under kontrol.

Sikring af korrekt ejerskab

Ligesom group expiration policies i Entra ID, giver SharePoint Advanced Management (SAM) mulighed for at definere regler for, hvordan inaktive sites håndteres.

Med SAM kan vi nu ramme alle typer sites, også dem uden en tilknyttet Microsoft 365-gruppe. En ny funktion giver os desuden mulighed for at vælge forskellige handlinger for inaktive sites:

Sætte dem som “read-only”, så ingen ændringer kan foretages, før de genaktiveres.
Arkivere dem i SharePoint Archive, hvilket fjerner dem fra søgning og Copilot, men bevarer data, så de kan genskabes med et enkelt klik.

Dette giver virksomheder en kontrolleret måde at rydde op i forældede data, samtidig med at værdifuld information kan opbevares sikkert og tilgås igen, hvis behovet opstår.

Ryd op i gammelt data

Med SharePoint Advanced Management (SAM) får administratorer bedre indsigt i, hvordan data deles på tværs af organisationen.

SAM’s rapporter identificerer sites med høj eksponering, fx hvor deling sker via Anyone-links, bred intern adgang, eller hvor følsomme filer har for åbne rettigheder. AI-drevne insights giver konkrete anbefalinger til at forbedre sikkerheden, og administratorer kan igangsætte et review, hvor site-ejere gennemgår og justerer delingsindstillinger for at forhindre overdeling af data.

Overvåg og administrer deling

SAM kan ved første øjekast virke omfattende, men i virkeligheden kræver det kun minimal konfiguration, som kan klares på en eftermiddag. Den største opgave ligger i kommunikationen til kollegerne—at forklare hvilke ændringer, der bliver indført, hvad det konkret betyder for dem, og hvilket ansvar de skal tage i forbindelse med site reviews.

Hvordan går vi til det?

Flere nyheder fra Delegate