Intranet - Hvorfor gå over åen efter vand?

INTRANET: HVORFOR GÅ OVER ÅEN EFTER VAND

Af Morten Fritsch, Head of Business Development

 

Det er temmelig svært at komme med et godt argument.

 

Det samme gælder når spørgsmålet er: ”Intranet - Hvorfor gøre det mere besværligt end højst nødvendigt?”

 

Et af de argumenter jeg alligevel hører er: ”Vi har jo lige geninvesteret i vores softwareløsning, og det er simpelthen for besværligt at sadle om”. Om det er et godt argument, er til diskussion.

 

For ja, der var helt sikkert en tid, hvor det var nødvendigt med en softwareløsning, hvis man skulle have et intranet, der kunne mere og andet end blot at formidle, at der er fiskefilet i kantinen onsdag.

 

Men der er sket lidt siden…  

 

Derfor er målet med mit indlæg at kaste lys over, hvad der er sket med udviklingen af intranet, hvad der gemmer sig af værdi i et standard intranet, og hvordan I kan få mest muligt ud af jeres investering (lad mig bare afsløre, at det ikke er ved en add-on løsning!).

 

Så lad os komme til det.

 

INTRANETTETS 3 FASER

 

Man kan tale om 3 perioder inden for intranet.

 

  1. I intranettets tidlige år var SharePoint en platform, der dannede rammen for custom-udvikling og kode. Ligesom de øvrige store platforme, var der ikke mange standard features i SharePoint, så alt skulle kodes fra bunden. Der var aldrig to ens intranet – men set i forhold til i dag, er det vist også en af de få fordele. For det var både dyrt at udvikle, svært at implementere og nærmest umuligt at vedligeholde.

 

  1. Perioden med custom-udvikling og kode blev erstattet af en lang periode, hvor ”Intranet-in-a-box” var den nye standard. Et hav af udbydere udviklede basispakker som add-on løsninger, der ret enkelt kunne bygges ovenpå den relativt skrabede intranetbund fra de store platforme. Det har i mange år været en rigtig god løsning. Det er dog værd at bemærke, at der ofte alligevel har været behov for special tilpasninger, som jo strider lidt med tanken om at købe en færdig løsning. De virksomheder, der har implementeret en cloud-løsning med et add-on på toppen står med endnu en udfordring: Det er nemlig umuligt at følge med alle de løbende opdateringer som eks. Microsoft kommer med. Det betyder i praksis, at add-on løsningerne aldrig er helt opdaterede. Risikoen er, at standard funktionalitet i SharePoint Online ikke kan bruges fordi de ikke er understøttet af 3. partsleverandøren.

 

  1. Inden for det sidste år, er vi gået ind i det, vi kan kalde intranettets 3. tidsalder. Der er sket et ret markant skifte, og de store platforme har fået øjnene op for, hvor stort potentiale der er i at tilbyde kunderne en sammenhængende standardløsning, som ikke er et ”stand-alone” intranet men et integreret intranet som udnytter alle dele af O365. I dag går Microsoft forrest og har udstyret Office 365 og SharePoint Online med værdifulde features søsat med det formål at skabe ”den moderne arbejdsplads”. Der kommer konstant nye features, og fordi det er cloud baseret, er et Office 365 intranet altid opdateret. På den måde har Microsoft med skyen introduceret en hel ny måde at tænke intranet på. For hvad vi i begyndelsen af intranettets tilblivelse skulle udvikle og senere hen tilkøbe som ”Intranet-in-a-box”, får man nu med som standard.

 

VÆRDIEN I ET STANDARD INTRANET

 

I historien om intranettets udvikling er det selvfølgelig mest interessant at dykke ned i det nye. Det der ligger foran os og skaber et potentiale, der ikke tidligere var i intranettet.

 

Cloud eller skyen er den vigtigste faktor, hvis vi skal kigge lidt på, hvorfor der virkelig sker en udvikling i disse år.

 

Det skyldes for det første de store spilleres fokus på cloud. Microsoft kæmper med andre store softwarehuse om at tilbyde de bedste løsninger i skyen, og har kastet alle ressourcer ind på at skabe rammer, der i den grad gør skyen attraktiv.

 

Det betyder, at Microsoft arbejder benhårdt på at gøre alle deres platforme uafhængige af tredjepartsløsninger. Det gælder også Office 365 og SharePoint online, der i dag er et fantastisk intranet med en lang række features, der skaber rammerne for god intern kommunikation og samarbejde.

 

Et intranet skal i dag være mere end bare godt ”branded”. Det skal understøtte samarbejdsstrategier og fungere som det mest basale redskab på den moderne arbejdsplads. Det er det man i dag får med et standard intranet.

 

En af de helt store fordele ved det, der med sikkerhed bliver den nye standard for intranet er, at SharePoint Online og hele Office 365 konstant opdateres – opdatering der er umiddelbart tilgængelige for brugerne UDEN, at der skal bruges en masse ressourcer og vedligeholdelsesomkostninger på at holde sit eget lille intranet opdateret.

 

HVORDAN FÅR I MEST MULIGT UD AF JERES INTRANET-INVESTERING?

 

Med tanke på den udvikling vi har set, er der ingen tvivl om, at ”standard” er det nye sort. Standard intranet er ikke bare let at håndtere – det er god forretning.

 

Kigger vi lidt på alternativerne, er der ”custom built”, der kan give jer et helt unikt intranet. Det er klart den dyreste løsning… og er der egentlig grund til at tro, at I har brug for et intranet, der adskiller sig markant fra det behov, lignende virksomheder har? Der er også ”Intranet-in-a-box”, hvor I får en pakkeløsning med god funktionalitet. På minussiden er der dog kompliceret vedligehold, manglende synkronisering i forhold til opdateringer og en relativ stor passiv udgift til software vedligehold.

 

Ser man på de tre muligheder, springer et Standard Intranet i øjnene. Jeg ville lyve, hvis jeg sagde, at der ikke var udgifter. Det er der selvfølgelig.

 

Men frem for en stor opstartsinvestering eller udgift til passivt vedligehold (som ikke dækker opgraderinger), er udgifterne i forbindelse med et standard intranet investeringer, der rent faktisk giver værdi i forhold til optimering og udnyttelse af nye features til gavn for effektiviteten.

 

Min erfaring er dog, at det kan være svært at give slip på lange kravspecifikationer som udtømmende tager udgangspunkt i alt det man kan i det gamle plus lidt nyt. Det kræver lidt mere af intranet ejere at anerkende, at intranettet ikke længere kun er deres domæne, men faktisk er en platform som kan facilitere meget mere end godt design og nyheder!

 

Værdien af et intranet er nemlig størst når man har brugere, der er engagerede i og gennem intranettet. Når man lige giver det en ekstra tanke, giver det jo god mening, at værdien af et intranet er størst når det benyttes til udveksling af viden, og når det tydeligt giver forbedret samarbejde. At det så på toppen betyder bedre udnyttelse af investeringer der allerede er foretaget i Office365, er bare en bonus.  

 

Ganske kort kan det siges, at den nye intranet standard vil have langt flere interessenter. Det handler nemlig ikke bare om intern kommunikation og HR-tiltag. Det er en platform, der kan så meget mere.

 

For at skabe bro mellem interessenter i organisationen er det derfor vigtigt at skabe en fælles forståelse for:

 

  1. Værdien af et intranet set i kontekst af, hvad brugeren egentligt ønsker
  2. Hvad I kan med SharePoint Online og alle de features, der stilles til rådighed i O365
  3. Konsekvensen ved at afvige fra standard, og en overvejelse om det opvejes af den forventede værdi

 

HVORDAN GRIBER MAN ET STANDARD INTRANET AN?

 

Hos Delegate har vi valgt SharePoint Online som det eneste intranet vi implementerer hos vores kunder. Det giver mening, fordi det giver umiddelbar værdi.

 

Vores tilgang er at tilbyde intranet på abonnement. Det ligger godt op ad den licensmodel, vores kunder i forvejen er vant til fra deres Microsoft løsning, og så gør det det let at komme hurtigt fra start med et simpelt og brugervenligt intranet.

 

Fordelen ved at vælge intranet som et abonnement er, at man er sikret løbende udvikling fra Microsoft og løbende implementering af Delegate. Abonnementspakken inkluderer rådgivning, basis opsætning af intranet samt månedlige besøg til at hjælpe med alle de nye funktioner, der løbene kommer på platformen samt afklaring af nuværende brug.

 

Den månedlige service er altså ikke en omkostning som sikrer at jeres løsning virker i dag eller til ”næste version”, men et aktivt abonnement som har til formål at sikre at nye funktioner eller produkter som Microsoft frigiver kan implementeres hurtigt og effektivt. 

 

Har I behov eller ambitioner der rækker ud over Microsofts funktioner, kan pakken bruges som udgangspunkt, så der hurtigt etableres et fælles fundament for verificering og definering af jeres behov.

 

Læs mere om det moderne intranet og intranet på abonnement her.

 

Er I klar til at gå den lige vej over åen?

 

Standard Intranet er kommet for at blive, og det bliver hele tiden bedre. 

 

Send os en besked nedenfor, eller ring til Morten Fritsch, Head of Business Development, på 53536959, hvis du har lyst til at høre lidt mere om standard intranet, muligheden for at få intranet på abonnement, eller bare vil drøfte potentialet for netop jeres organisation.