Procesoptimering

PROCESOPTIMERING

Kort OG GODT: Hvad er procesoptimering?

 

Procesoptimering er et vidt begreb. Det handler i bund og grund om at smide den måde, I gør tingene på under et forstørrelsesglas. Derfra kan I analysere på, hvor og hvorfor der opstår problemer, der enten kan være til gene for kunder eller for de interne arbejdsgange.

 

Procesoptimering handler om at minimere ressourcespild, og om at optimere arbejdsgange. Arbejdsgange er selvfølgelig et vidt begreb, og procesoptimering kan dække alt fra ordrehåndtering og klagebehandling til udbudsprocesser og on-boarding af nye medarbejdere.

 

Fælles for alle arbejdsgange er, at de kan optimeres så de interne ressourcer udnyttes bedre og eksterne modtagere kommer hurtigere og mere effektivt gennem jeres kanaler.

 

Der er, som regel, en (god) grund til, at I gør tingene, som I gør. Historik er oftest det stærkeste argument. Men er det godt nok?

 

Det korte svar er selvfølgelig: NEJ.  Det er muligvis lettest blot at fortsætte som I plejer, men har I den mindste mistanke om, at det kan gøres smartere, er det tid til at stoppe op og reflektere. Både for medarbejdernes skyld, for kundernes og for jeres bundlinje. Nogle gange skal der ikke store ændringer til før en proces forbedres markant. Store som små er de ekstremt vigtige for, at din virksomhed kan forblive konkurrencedygtige.

 

Lad os dykke ned i et par eksempler på processer, der kan optimeres til glæde for kunder, medarbejdere og bundlinje.

 

SERVICEPROCESSER: GRUNDLAGET FOR DEN GODE SERVICEOPLEVELSE

 

I dag er den gode kundeservice ikke blot afhængig af dine behagelige og hjælpsomme servicemedarbejdere. Han eller hun skal bestemt stadig være der, men kundeservicemedarbejderen skal være klædt på til at håndtere den enkelte kunde, hvad enten det er første eller syvende gang, I er i kontakt med kunden… og dét stiller krav!

 

 

I den optimerede organisation har man samlet alle data fra både selvbetjening og løbende korrespondance i ét system. Det giver alle i kundeservice let og umiddelbar adgang til kundens fulde historik og danner grundlaget for den gode serviceoplevelse. Hvis ikke I allerede har den gode serviceoplevelse på plads, kan vi hjælpe jer godt på vej mod digitaliserede og forretningsoptimerede serviceprocesser.

 

 

Kundeservice ydes samtidig af mange forskellige led i en organisation. Kunden kan sjældent se forskel på en servicemedarbejder og en sælger. Begge bør kunne tilgå den nødvendige information fra ét sted, så det er nemmere at sætte sig i kunden sted og afhjælpe de problemer, der er dagligdag i mange virksomheder.

 

GODKENDELSESPROCESSER: ENDEN PÅ FLASKEHALSE

 

Godkendelsesprocesser er alle de arbejdsgange der kræver autorisering. Det kan være alt fra kørselsfradrag, udlæg og rejseanmodninger, til revideringer af tegninger og anmodning om momsrefusion. Hos jer er det sikkert noget helt andet!

 

 

Det er sandsynligvis langt nemmere end du går og tror. Digitalisering af godkendelsesprocesser er ikke nødvendigvis stort og komplekst, men kan være et forholdsvis enkelt projekt at lægge ud med. et projekt der vil fjerne flaskehalse og sikre automatiserede procedurer for store som små arbejdsgange.

 

  

Det essentielle ved at digitalisere jeres godkendelsesprocesser er, at I får et overblik over hvad der venter, I får ensrettet jeres procedurer og I fjerner manuelle arbejdsgange - og derved med sikkerhed minimeret fejl og unødvendigt gentagende arbejde.

 

 

Vi hjælper jer med at definere processen og kortlægger de skridt I tager i dag, for at hjælpe jer med at gøre det smartere i morgen!

 

PROCESOPTIMERING Til store OG til små

 

 

Virksomheder i alle størrelser kan med sikkerhed finde forbedringer i de processer, der allerede er etableret.

 

I større virksomheder kan optimerede processer betyde store besparelser. I mindre virksomheder har medarbejderne ofte flere kasketter på. Her kan procesoptimering frigive ressourcer, så dine medarbejdere kan fokusere på det, de er dygtige til, i stedet for at blive frustrerede over at spilde tiden på unødvendige opgaver. I begge tilfælde vil omkostningen typisk tjene sig hjem inden for kort tid.

 

ER DU BLEVET NYSGERRIG PÅ PROCESOPTIMERING?

 

Hvis du vil vide mere om, hvordan vi sammen kan procesoptimere din virksomhed så udfyld formularen. Så skal vi nok kontakte dig.