Aalborg Forsyning har behov for at optimere deres processer, især de processer, der er forbundet med expense-håndtering i organisationen. Selskabet har et antal kreditkort og et antal brugere til hver af kortene, og samtidig er der et antal administratorer til hvert kort, som håndterer afregning og afstemning på kortene. Dette betyder, at administrationen bruger en del tid på at indsamle bilag samt håndtere og fordele udgifterne.

Tidligere blev processen med behandling af expenses håndteret via flere forskellige excel-ark og mails med billeder af bilag, som blev sendt frem og tilbage. Processen var tung, fuld af manuelle opfølgninger og risiko for fejl. 

Som et forsøg etablerede Delegate og Aalborg Forsyning derfor et en-dages hackaton, hvor målet var at komme så langt som muligt med en løsning baseret på Power Apps. 

På Hackatonet fik vi i fællesskab etableret en datamodel i CDS (Microsoft Dataverse), en Model-Driven app til administration af expenses og en Canvas-app som kortbrugerne kunne bruge på deres telefoner. 

Arbejdsgangen er nu væsentligt forbedret – brugerne tager blot et billede af deres kvitteringer og noterer relevante informationer om udlægget. Administratorerne kan med det samme se udlægget og afstemme og fordele udgifterne. 

Efter Hackatonet manglede kun finpudsningen og derefter præsentationen for brugerne, hvorefter første version af løsningen var klar til brug.