Teamlederne hos MEEVivenz har brug for mere indsigt i udbud og efterspørgsel, når det kommer til at opfylde deres kontrakter. Den nuværende proces med at holde styr på »balancen« er ikke kun tidskrævende, men ofte også fejlbehæftet. De mange systemer, data og attributter (kontrakttimer, medarbejdertimer, sygefravær, ekspertise), der skal tages i betragtning, når udbud og efterspørgsel skal afbalanceres, fører ofte til overbebyrdede teamledere og fejl i planlægningen, hvilket resulterer i uopfyldte kontrakter.

Delegate fik derfor til opgave at levere en løsning, der kunne lette denne byrde og sikre en mere præcis kontraktstyring ved hjælp af Power Platform.

Delegate har skabt en Canvas-applikation ved at bruge eksisterende data fra eksterne CRM-systemer som Exact Synergy til at bygge skræddersyede løsninger. Canvas-applikationen var det bedste valg for at kunne håndtere de mange beregninger, der skulle foretages i realtid i applikationen. En Model Driven-applikation blev også overvejet sammen med tilpassede sider, men der var behov for flere tilpasningsmuligheder.

En specifik funktion, som MEEVivenz ønskede, var muligheden for direkte at se resultaterne af ændringer, der blev foretaget i applikationen på kontrakterne. Dette krævede omfattende beregninger i indlejrede gallerier for at udregne realiserede timer og planlagte timer år til dato (YTD) samt fremskrivninger. Ved at kombinere data fra forskellige systemer og tilføje flere skræddersyede tabeller, skabte Delegate en applikation, der nemt kunne beregne de brutto- eller nettotimer, en medarbejder kunne arbejde på et projekt og tildele ham eller hende til en kontrakt. Ved tildeling af medarbejdere til kontrakter kunne ændringer i over- og underproduktion ses i realtid.

Dataene til applikationen blev migreret til Dataverse fra et eksternt datalager ved hjælp af en Dataflow, som kører hver nat. Power Automate flows sørgede for, at relationerne i datalageret også blev oprettet i Dataverse. MEEVivenz og Delegate samarbejdede om at transformere og indlæse de nødvendige data for at kunne lave de visninger, der skulle bruges i applikationen. Virtuelle tabeller blev overvejet til denne datamigrering, men Delegate valgte et Dataflow, da relationer mellem virtuelle tabeller ikke er mulige.

Delegate afholdt sammen med relevante eksperter en workshop om brugeroplevelse. Denne workshop gav mulighed for en grundig diskussion om, hvordan applikationen skulle se ud og fungere. Brugerne blev aktivt opfordret til at dele deres tanker om design og brugergrænseflade, som derefter blev visualiseret på et Figma-board, så alle kunne se det. Denne samarbejdsorienterede tilgang sikrede, at den endelige applikation ikke kun opfyldte de tekniske krav, men også gav en god brugeroplevelse, der gjorde applikationen intuitiv og brugervenlig for MEEVivenz’ brugere.

Med den nye og forbedrede arbejdsmetode kunne teamlederne bedre styre under- og overproduktion på en kontrakt, hvilket førte til flere fakturerbare timer. Applikationen bestod af en medarbejderskærm, en kontraktskærm og en planlægningsskærm. Ved hjælp af indlejrede gallerier blev forholdet mellem kontrakter og planlagte medarbejdere visualiseret. Collections blev brugt gennem hele applikationen for at sikre høj ydeevne. Desuden kunne brugerne dynamisk justere alle datoer og år for at se historiske værdier. Brugerne kan nu også tilføje ekspertiser til medarbejdere i applikationen i relation til de forskellige kontrakter, hvilket gør det muligt at opnå et bedre match mellem medarbejdere og kontrakter.

Applikationen og Power BI-rapporter supplerer hinanden og giver teamlederne vigtig ledelsesinformation.

Med Canvas-applikationen har teamlederne hos MEEVivenz fået meget bedre indsigt i kontraktstyring. De kan nu styre både overproduktion og underproduktion mere effektivt og i god tid. Dette mindsker antallet af medarbejdere, der enten ikke har nok at lave eller har for meget arbejde. Dette er et vigtigt skridt for MEEVivenz i forhold til at håndtere sin arbejdsstyrke bedre og undgå uopfyldte kontrakter.

Fremtiden

Da Delegate har kopieret dataene og datamodellen fra datalageret ind i Dataverse ved hjælp af Dataflow og Power Automate, er det nu muligt at udvikle fremtidige applikationer. Derudover har et andet team hos Delegate arbejdet på at opsætte Azure API Management, som gør det muligt at oprette, opdatere og slette data i de eksterne datakilder. Sammen med den eksisterende datamodel planlægger MEEVivenz at lave flere Canvas-applikationer for at forbedre lange og tidskrævende processer, gøre dem mere effektive, mindre tidskrævende og mere brugervenlige. Dette gør det muligt for MEEVivenz at klare mere arbejde med færre timer i en tid, hvor arbejdsstyrken bliver mindre, og budgetterne falder år for år.

Delegates råd til andre lignende organisationer i plejesektoren er hurtigt at tage disse nye og innovative teknologier i brug. Arbejdsstyrken i Holland, såvel som i Danmark, bliver mindre, mens arbejdsbyrden i plejesektoren kun vokser. Vi stræber efter at mindske antallet af tabte plejetimer på grund af IT. Dette gør vi gennem denne og fremtidige løsninger, som Delegate vil skabe for MEEVivenz. Men det kan kun lade sig gøre, hvis organisationer tager springet og omfavner nye teknologier som Microsofts low-code Power Platform og AI.