Norlys er en fusion af en række virksomheder med hver deres system for dokumenthåndtering. Systemerne taler ikke sammen; nogle er af ældre dato, andre har ikke de ønskede tilpasningsmuligheder, og medarbejderne oplever udfordringer med at tilgå nødvendige dokumenter og data til at udføre grundlæggende arbejdsopgaver.

Norlys ønsker sig derfor ét samlet, fremtidssikret system for dokumenthåndtering.

I et tæt samarbejde med Norlys, har Delegate udviklet en skræddersyet og fremtidssikret løsning for dokumenthåndtering i SharePoint, som skaber en lang række arbejdssynergier på tværs af virksomheden. Løsningen har fået navnet ”NorShare”.

Delegate og Norlys har gennem strategiske møder og workshops udformet visionen for den nye løsning. Resultatet blev en løsning der:

– Kan erstatte gamle, forældede systemer, som dermed kan lukkes ned: NorShare forventes at reducere antallet af systemer med 30 procent, som bidrager til licensbesparelser.

– Har brugernes behov i fokus: NorShare giver overblik og støtte til udførelse af opgaver ved nemt og hurtig at fremfinde det man søger.

– Er brugervenlig og genkendelig: NorShare nem, brugervenlig og genkendeligt. Der benyttes en fælles visuel Norlys-identitet.

– Understøtter den digitale arbejdsplads: NorShare understøtter samarbejde på tværs af Norlys med bedre videndeling og effektivisering af processer.

– Er fleksibel og kan udvikle sig i trit med, at Norlys udvikler sig: NorShare kan tilpasses ændringer i organisering og strukturer samt adoptere nye tekniske muligheder.

– Skaber sammenhæng med de øvrige IT-systemer: NorShare er let at tilgå ved sømløs sammenhæng med systemer såsom Microsoft Teams m.fl.

– Overholder lovgivning og krav til funktionel adskillelse: NorShare understøtter funktionel adskillelse med rettighedsstyring af dokumenter, samt sikrer GDPR og data.

I udarbejdelsen af løsningen, har det været afgørende at skabe en høj grad af brugervenlighed og inddrage slutbrugerne undervejs i processen. For at sikre dette, har Norlys været med i projektet på flere niveauer.

En projektleder og en Product Owner fra Norlys har været fast bindeled mellem energi- og telekoncernen og Delegates team undervejs i udviklingen og implementeringen af den nye løsning, og Norlys har desuden oprettet en Digital Workplace-afdeling, som har hjulpet med at migrere data ind i det nye system og lukke gamle systemer ned, og som fremadrettet skal sidde med den nye løsning.

”Ved at implementere NorShare, har vi kunne lukke de gamle legacy-systemer ned. At vores fælles sted nu er SharePoint Online, giver os nogle nye, smarte muligheder; for eksempel kan vi forbinde det med Power Platformen, hvor vi tidligere havde ældre dokumenthåndterings-sytemer, der var svære at integrere. NorShare giver uden tvivl nogle ekstra fordele og muligheder for automatisering og andre interessante features.” – Anne Woldbye, Systemadministrator hos Norlys.

Med et nyt, fælles system for dokumenthåndtering baseret på SharePoint, er Norlys’ data og dokumenter nu samlet ét sted, og med færre systemer er arbejdsgange blevet forenklet, og tid er blevet frigivet til andre opgaver.

Projektet har arbejdet med den tekniske del af IT, men har i høj grad også handlet om change management og om at arbejde og samarbejde på nye måder, da det kan være en omvæltning for nogle medarbejdere at skulle gentænke vante arbejdsprocesser.

Undervejs i processen har Delegate derfor afholdt workshops i change management, mens Norlys selv har stået for eksekveringen internt og fastlagt, hvordan medarbejdere skal arbejde med den nye løsning, og hvordan det gøres mest effektivt.

”Det nye, fælles dokumenthåndteringssystem favner hele Norlys og giver samtidig frie hænder til at opbygge universet lige præcis, som vi i den enkelte afdeling ønsker det. Det er et kæmpe plus, efter vi i adskillige år har navigeret i flere forskellige systemer på tværs af organisationen. For Facility Management har det været en lang ”byggeproces”, og det kræver helt sikkert fortsat tilvænning og ny tankegang blandt kolleger, men det er det hele værd. Vi ser allerede nu adskillige gevinster, blandt andet i form af fælles opbygning af og tilgang til dokumenter på tværs af vores afdelinger i hele landet og ud mod vores kolleger i Norlys; løsningen øger ligeledes vidensdelingen og effektiviserer processer.” – Susanne Theils, Senior Facility Administrator hos Norlys.